Universidad Católica Luis Amigó

Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos

Lineamientos institucionales para la radicación de documentos

Publicado por Webmaster el 17/7/2023 (436 lecturas)

Correspondencia

  • Letra Arial y con un tamaño entre 11 y 13 puntos inclusive
  • Interlineado sencillo (un espacio)
  • Si el oficio tiene más de una página numerar a partir de la segunda
  • No partir párrafo al final de la primera página.
  • Realizar las comunicación con el estilo bloque extremo izquierdo
  • Justificar los textos
  • Márgenes superior y el izquierdo de 3 cm a 4 cm, el inferior y el derecho de 2 cm a 3 cm.
  • Iniciar siempre con la ciudad
  • No utilizar abreviaturas
  • Si no conoce el título de la persona, utilizar tratamientos de cortesía como señor o señora, otro
  • En lo posible, enunciar los dos apellidos del destinatario, cargo, la denominación o razón social, dirección, teléfono o email y el nombre de la ciudad, departamento o país
  • Enunciar el asunto en un texto corto de tres o cuatro palabras
  • Incluir el saludo
  • No colocar sombreado al texto
  • No utilizar doble demarcación en el texto (negrilla, subrayado, comillas, cursiva, mayúscula)
  • Evitar repetir palabras en el mismo párrafo
  • Siempre utilizar una sola despedida
  • Enunciar los cargos como está en el contrato laboral
  • Firma con bolígrafo de tinta negra y seca
  • Enunciar los anexos (folios, DC, carpeta, entre otros)
  • Indicar si va copia para otra unidad
  • Escribir el transcriptor
  • Si la comunicación es para varias unidades se anexa el listado a quien se debe remitir
  • Cuando la comunicación va dirigida a una entidad o persona externa se realiza revisión del texto
  • Si la comunicación es interna no se corrige el texto
  • Verificar la ortografía

 

Actas

  • Utilizar el formato institucional vigente
  • La letra debe ser Arial o Calibri entre 11 y 13 puntos
  • Enunciar el nombre del evento según la Estructura Orgánica Vigente
  • Indicar la fecha completa (día/mes/año)
  • La numeración es consecutiva anualmente
  • Indicar la fecha correctamente y en concordancia con el horario laboral
  • No colocar sombreado al texto o cuadros
  • Completar todos los cuadros del orden del día y agenda
  • El desarrollo de la reunión debe coincidir con la agenda enunciada
  • Completar los cuadros de los compromisos con fechas reales y correctas
  • Relacionar los anexos en caso que hagan parte del acta
  • Indicar la fecha y hora de la próxima reunión
  • Diligencia el cuadro de asistencia completamente con nombres y cargos correctos
  • El cuadro de invitados debe estar diligenciado si los hubo
  • Indicar quien elaboró el acta y la fecha
  • Escribir los nombres del presidente y secretario
  • La firma debe ser con bolígrafo de tinta negra y seca

Resoluciones

  • Utilizar el formato publicado por la Secretaría General
  • La numeración es consecutiva anualmente
  • El encabezado debe contener nombre del evento, número de acta y fecha
  • El nombre del evento debe ser igual al del acta si estas se aprueban en esta
  • La fecha del encabezado debe ser igual que la de las firmas
  • Deben numerarse si tiene más de una página
  • Antes del “Considerando” enunciar el estamento que expide la resolución
  • Enunciar los nombres de presidente y secretario
  • La firma debe ser con bolígrafo negro de tinta seca