Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 104. Los secretarios generales y el cumplimiento de la ley (advertencia de la Procuraduria General de la Nación)
Publicado por Secretaria.general el 21/10/2025 (42 lecturas)
Con ocasión de algunas dificultades que se han presentado en las instituciones de educación superior, frente al papel que cumplen las secretarías generales en los procesos de elección del rector, certificaciones notariales, verificación de requisitos de ley para la entrega de títulos universitarios, la Procuraduría General de la Nación ha generado algunos lineamientos para las actuaciones de los secretarios generales, con miras a garantizar la transparencia institucional, la legalidad de las actuaciones, la legitimidad de las decisiones dentro del cumplimiento de la ley y los propios reglamentos.
Las secretarías generales, deben ser referentes de legalidad en las instituciones de educación superior, para que sus actuaciones se hagan de conformidad con la constitución, la ley, sus propios reglamentos y las demás fuentes del derecho que establecen los límites, alcances e interpretación debida del marco normativo, en consonancia con la vigencia real de derechos fundamentales, en conexidad también con el derecho a la educación.
Las secretarías generales son responsables por:
1. Acción: sus actuaciones orientan de manera positiva a la violación de la constitución y la ley, afectando la confianza pública, la credibilidad, la transparencia y aún con posible riesgo del patrimonio de las instituciones.
2. Omisión: cuando las secretarías generales omiten hacer lo que les corresponde hacer teniendo un deber de garantes técnicos de legalidad. Esto se expresa cuando no existe la debida diligencia, hay notoria negligencia o aún conceptúan sobre actuaciones con desconocimiento de la legislación vigente. Se unen a esto también, actuaciones dilatorias, para no responder oportunamente, afectar la protección de derechos que ponen en riesgo a la misma institución o a las personas.
En el campo de lo público, que también puede extenderse a las instituciones de educación superior privadas, establece los siguientes lineamientos a las secretarías generales:
1. Deber de denunciar: en materia penal y disciplinaria, cuando observe conductas que afecten bienes tutelados por el derecho o aún por la misma institución, en sus propios reglamentos.
2. Asesoría debida: las secretarías generales deben asesorar debidamente a la institución para que sus actuaciones se realicen dentro del marco normativo legal y reglamentario y no se lesionen valores como la transparencia institucional, la legalidad, la legitimidad, la responsabilidad patrimonial y aún la marca y el buen nombre de la institución de educación superior.
3. Prevención de conflictos legales: las secretarías generales, deben tener la capacidad de prever conflictos institucionales, por acción u omisión, cuando las conductas que comprometen a la institución presumiblemente no se ajustan herméticamente a las normas y reglamentos vigentes.
4. Responsabilidad disciplinaria: las secretarías generales, podrán ser responsables disciplinariamente, "cuando no hacen lo que deben hacer o cuando hacen lo que no deben hacer", con afectación del principio de responsabilidad y cumplimiento del deber funcional.
5. Deber de transparencia de los actos administrativos: las secretarías generales, deben de garantizar que los actos administrativos internos, expresados en sus diferentes reglamentos, se realicen de manera transparente, siguiendo los ciclos de producción jurídica, por los órganos competentes, respetando los procedimientos de creación y producción y que se respeten y conozcan en todas las instancias universitarias.
6. Garante institucional frente las irregularidades: las secretarías generales, no pueden avalar actos que tengan sospecha de irregularidad, frente a la forma y contenidos, con un carácter previsible y que pueda afectar a la institución en bienes tangibles o intangibles, como patrimonio, nombre, confianza, transparencia, seguridad jurídica, entre otros.
7. Garantes de los procesos de elección de los rectores: para que éstos se realicen con transparencia, ceñidos a la legalidad, a los reglamentos internos y con el cumplimiento de requisitos establecidos.
La ley 1740 de 2014, relativa a las normas de inspección y vigilancia de las instituciones de educación superior en Colombia, es reiterativa en que las IES deben cumplir siempre la constitución, la ley, sus propios reglamentos, las responsabilidades que tienen por prestar el servicio público de la educación y con posibilidad de sanción, cuando las actuaciones son contrarias a éstas.
Las secretarías generales, también son destinatarias de sanciones administrativas, tal como lo establece el artículo 17, numeral 1 de la ley 1740 de 2014, entendidos éstos, como aquellos que también ejercen la administración o control de las instituciones de educación superior, particularmente en lo siguiente:
Artículo 18:
- Numeral 1: "incumpla los deberes o las obligaciones constitucionales, legales o estatutarias que les correspondan en desarrollo de sus funciones".
- Numeral 2: "ejecuten, autoricen o no eviten debiendo hacerlo, actos que resulten violatorios de la constitución, de la ley, de las normas que expida el Gobierno Nacional de los estatutos o de cualquier norma o disposición a la que en ejercicio de sus funciones deban sujetarse"
- Numeral 3: "incumplan las normas, órdenes, requerimientos o instrucciones que expida el Ministerio de Educación Nacional, en ejercicio de inspección y vigilancia".
De la misma manera, también hay sanciones para la institución de educación superior, en los mismos términos que se presentan sanciones para los directivos institucionales.
Finalmente, se reitera también las grandes funciones de las secretarías generales en las instituciones de educación superior, las cuales comprenden también responsabilidades en la gestión de la información, las secretarías de los máximos órganos de gobiernos, la notificación de las decisiones institucionales, el apoyo estratégico a las diferentes instancias institucionales en aspectos legales y la fe notarial frente a la autenticidad de los actos jurídicos internos de las IES, entre otras.
|
|