Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 91. Implementación radicación de actas de órganos colegiados y actos administrativos por medio digital
Publicado por Secretaria.general el 21/8/2025 (83 lecturas)
En el marco de la estrategia de digitalización del archivo institucional, reducción de papel e impresión, a partir del miércoles 20 de agosto de 2025, las actas emanadas de órganos colegiados, actas de reunión, actas de seguimiento a la gestión, acuerdos de servicios y otras que se desprendan de Unidades, grupos de personas, órganos colegiados, resoluciones de consejos de facultad, comités curriculares, relaciones laborales y otras, con la excepción de lo establecido en el numeral 5 de este comunicado, seguirán el siguiente procedimiento:
1. Las actas y actos administrativos como resoluciones de consejos de facultad, comités curriculares, comités de Escuela de Posgrados, comités de doctorados, coordinaciones de área, actas de reuniones, las que emanen de procesos disciplinarios en Relaciones Laborales y otras que provengan de otras Unidades, salvo las del numeral 5 de este comunicado, serán remitidas al siguiente correo: radicacion@amigo.edu.
2. En caso de que sean devueltas al remitente deberán ser subsanadas en debida forma. Las firmas de presidente, secretario u otros, deberán insertarse en formato escaneado, sin manchas, claras, sin fondos y completamente legibles. No se utilizarán firmas digitales para estos casos.
3. Un acta se entiende comprendida con toda la información anexa que hace parte de la misma: documentos de apoyo, de análisis, presentaciones, actos administrativos emanados como resoluciones, procesos disciplinarios, los cuales se deben de adjuntar en un solo archivo PDF y en un solo envío al correo indicado, especificando en el asunto: "Acta y anexos para validación - [Nombre órgano colegiado o reunión] - [Fecha del acta en formato AAAA.MM.DD]". En caso de contar con archivos multimedia que por su naturaleza, no puedan integrarse al archivo PDF, podrán ser enviados como complementarios en el mismo correo.
4. Si fueran reuniones de otros grupos de personas, se colocarán las firmas que deban figurar como convocantes y otros que deban participar, según el formato institucional.
5. Las actas del Consejo Superior y los Acuerdos Superiores, serán radicados enviando la versión impresa, con digitalización y custodia, tal como lo exige la ley, por considerarse libros numerados, que deben contar con custodia física.
Las Actas del Consejo Académico y Acuerdos Académicos, las resoluciones rectorales, serán radicadas también enviando la versión impresa, para digitalización y custodia.
EN CONCLUSIÓN, ACTAS, RESOLUCIONES, DIFERENTES A LO INDICADO EN EL NUMERAL 5, SEGUIRÁN MANEJÁNDOSE EXCLUSIVAMENTE EN VERSIÓN DIGITAL.
Se solicita a todas las Unidades remitir las actas que tengan pendientes a la fecha, antes de este comunicado, y en la última semana de agosto, se publicará el "estado de actas radicadas y pendientes" de todos los órganos colegiados, coordinaciones de área entre otros.
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