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Comunicado 45. Novedades legislativas, nuevos requerimientos incapacidades y exámenes de seguimiento. Resolución Mintrabajo 1843 de 2025 y disposiciones sobre guarda de información de los empleados
Publicado por Secretaria.general el 15/5/2025 (264 lecturas)
1. Nuevos requerimientos de incapacidades y evaluaciones de seguimiento. Resolución MinTrabajo 1843 del 29 de abril de 2025
El Ministerio de Trabajo emitió la resolución 1843 del 29 de abril de 2025, la cual reguló algunos aspectos relacionados con los exámenes médicos en el entorno laboral.
Éstas tienen que ver con la forma en que las empresas deben manejar las evaluaciones médico ocupacionales, las incapacidades prolongadas y otros aspectos.
Sobresale:
a. Recomendaciones médico ocupacionales:
Cuando el médico realice éstas, tras una evaluación, corresponderá al empleador implementarlas en un plazo máximo de 20 días.
b. Ausencias no médicas por más de 90 días:
Implicará que el trabajador deba someterse a un examen de retorno para la reincorporación laboral.
c. Examen post incapacidad igual o mayor a 30 días:
Cuando acontezca este evento se requerirá un examen post incapacidad.
d. Evaluaciones periódicas:
Éstas podrán realizarse con una frecuencia máxima de cada 3 años.
e. Prohibición de pruebas invasivas o discriminatorias:
Se ratifica la prohibición de solicitar pruebas de embarazo, VIH o serología, a menos que sean actividades de alto riesgo o las condiciones lo ameriten.
f. Regulación de pruebas de alcohol o sustancias psicoactivas:
Solamente se aplicará para personal con riesgos o con responsabilidades frente a terceros. Están dirigidas a la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales, como conductores u operarios.
g. Información a las IPS:
El empleador deberá dejar evidencia de que se envió a la IPS, perfiles con las actividades detalladas de los trabajadores, indicadores, matriz de riesgos y estudios técnicos realizados.
h. Diagnóstico de las condiciones de salud.
Deberá ser gratuito, sin importar el número de trabajadores y las IPS lo deben entregar en diciembre de cada año.
i. Costos de desplazamiento entre ciudades.
Deberán ser cubiertos por el empleador para la realización de exámenes médicos.
2. Guarda de información de los empleados.
El decreto 1072 de 2015, establece la obligación de los empleadores de conservar, al menos por 20 años, información de los extrabajadores, después de la finalización de la relación laboral.
Entre la información que debe conservarse se encuentra:
- Conceptos de exámenes de ingreso, periódicos y de retiro de los trabajadores (decreto 1143 de 2014, artículo 13).
- Perfiles epidemiológicos de salud de los trabajadores.
- Resultados de mediciones y monitoreos a los ambientes de trabajo como resultado de los controles de vigilancia y riesgos en seguridad y salud en el trabajo.
- Registro de actividades de capacitación, formación y entrenamiento en seguridad y salud en el trabajo.
- Registro del suministro de elementos y equipos de protección personal.
Frente a conservación de información, de carácter contractual laboral se recomienda conservar la siguiente información:
- Copia de los contratos laborales suscritos con el trabajador.
- Comprobantes de nómina, quincenales o según el periodo de pago.
- Aportes a la administradora de cesantías.
- Aportes voluntarios a pensión.
- Pagos de la seguridad social en salud, pensión, riesgos laborales, cajas de compensación. Ténganse en cuenta que la seguridad social es imprescriptible y se puede reclamar en cualquier momento.
- Pagos de cesantías realizados directos al trabajador.
- Consignaciones o transferencias realizadas al trabajador.
- Certificados tributarios como declaración de ingresos y retenciones.
- Relación de descuentos realizados al trabajador y sus correspondientes
- Pago de trabajo suplementario como horas extras.
- Libro de vacaciones y pago de primas.
- Constancia de las entregas de dotaciones y uniformes.
- Sanciones disciplinarias aplicadas al trabajador.
- Liquidación final de salarios y prestaciones.
- Todo lo relacionado con incapacidades laborales, licencias de maternidad, paternidad, permisos otorgados al trabajador, licencias remuneradas o no, entre otros.
Los archivos de las Unidades de Relaciones Laborales de las empresas, en lo posible, deben contar con toda la información de los empleados, accesible, disponible y actualizada e integral, tanto en el campo del desarrollo de la relación contractual laboral, como de la seguridad social y seguridad y salud en el trabajo, para atender cualquier requerimiento administrativo o judicial o que realice directamente el trabajador.
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