Universidad Católica Luis Amigó

Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos

Comunicado 107. Procedimiento para revisión jurídica de contratos

Publicado por Secretaria.general el 7/3/2023 (65 lecturas)

Con el fin de garantizar el registro y seguimiento institucional de los convenios y contratos que requieren revisión jurídica de la Secretaría General para posterior firma del Rector General y Representante Legal de la Universidad Católica Luis Amigó, les recordamos el siguiente procedimiento:

 
- Todo convenio o contrato cuando estemos trabajando de manera presencial, deberán entregarse a la Secretaria de la Secretaría General con el formato de remisión de ficha jurídica debidamente diligenciado.
 
Cuando se trate de convenios de cooperación institucional: se deberá anexar la presentación de la institución que pretende generar la alianza con la Universidad Católica Luis Amigó, indicando los beneficios del convenio, la calidad de la institución cooperante, el impacto que tendrá en los respectivos programas académicos, la gestión que se le dará al convenio, entre otros.
 
Cuando sean convenios o contratos que comprometan recursos financieros: deben contar previamente con el aval de la Vicerrectoría Administrativa (convenios de extensión, compra de bienes y servicios, entre otros). Salvo que ya tengan la apropiación presupuestal debidamente asignada, por ejemplo, proyectos de investigación.
 
Cuando se trate de convenios con agencias de prácticas:  Deben seguir los lineamientos de remuneración y condiciones de prácticas de la resolución rectoral N° 51 del 28 de octubre de 2019. Si no es remunerada, debe justificarse adecuadamente las razones de la no remuneración. Si el practicante trabaja en la misma empresa en que realiza la práctica debe aportarse certificación de la empresa de su vinculación laboral y pagar también la afiliación a la ARL, en calidad de practicante, en cumplimiento al decreto 055 de 2015. Si son practicantes internos como apoyo en las diferentes Unidades deben seguir las minutas de práctica estudiantil interna.
 
Otros tipos de convenios: actas de inicio y de terminación, otrosi, cesión de derechos, entre otros, deberán remitirse también con formato de remisión jurídica diligenciado.
 
Remisión de contratos virtuales:
 
Con ocasión de la actual situación, los contratos y convenios virtuales de cualquier naturaleza, deben remitirse al correo electrónico secretaria.general@amigo.edu.co con la ficha de remisión jurídica diligenciada.
 
El procedimiento es el siguiente:
 
- La Secretaria de Secretaría General, registra el ingreso de los convenios, contratos, cesión de derechos, otrosí, entre otros.
 
- La Secretaria de la Secretaría General los remite al Secretario General para su concepto jurídico.
 
- Si hay observaciones jurídicas se devuelve al remitente para ser subsanado.
 
- Subsanadas las mismas se remite nuevamente al Secretario General, quien conceptua para recomendar la firma del representante legal.
 
- El documento se remite a la Rectoría para la firma, quien después de firmado lo reenvía nuevamente a Secretaría General para culminar registro exitoso, Secretaría General envía a la Oficina para la Administración de Documentos para radicación e informará al requirente que ya se encuentra disponible en el docuware para consulta. 
 
Nota: cuando los convenios son firmados primero por el Rector, deben llevarse a otra entidad para la firma siguiente, el remitente deberá comprometerse a devolverlos firmados a la Secretaría General, quien será la responsable de radicarlos.
 
Ningún contrato o convenio deberá dejar firmas sueltas en la última hoja, por los riesgos que implica para adición de contenidos por fuera de la voluntad y conocimiento de los suscribientes.
 
Las firmas de los suscribientes deberán estar antecedidas de varios párrafos de contenido del convenio o del contrato.
 
Las firmas, por regla general, deberán ser originales y las excepciones serán consideradas particularmente cuando sea imposible la firma autógrafa del suscriptor, en términos generales no se permite digitalización de firmas, excepción que se ha considerado en este momento en razón del trabajo en casa o cuando se trate de convenios internacionales o con instituciones ubicadas en otros estados, para minimizar tiempos en traslados de documentación física.