DEFINICIÓN DEL MARCO NORMATIVO INTERNO. Se entiende por marco normativo interno, el conjunto de normas expedidas por los órganos de gobierno universitarios, en uso de sus facultades estatutarias y reglamentarias, para expedir los reglamentos internos que han de orientar la marcha institucional.

 

También comprende aquellos que correspondan a órganos de decisión de inferior nivel, como Consejos de Facultad y de Escuela de Posgrados, Comités Curriculares y otros que por su naturaleza estén facultados por los mismos reglamentos internos para expedir normas.

 

ESTRUCTURA NORMATIVA INTERNA. La Universidad tiene una estructura normativa interna de carácter piramidal, jerárquico, deductivo, con coherencia orgánica, funcional, lógica, instrumental. En términos generales es de la siguiente manera:

 

2. La ley (particularmente, la ley 30 de 1992, ley 1188 de 2008, ley 1740 de 2014, entre otros).

 

3. Decretos reglamentarios del Gobierno Nacional (Decreto 1075 de 2015, único de educación, entre otros).

 

4. Decretos reglamentarios del Ministerio de Educación Nacional (Decreto 1330 de 2019 para la obtención y renovación del registro calificado, entre otros).

 

5. Resoluciones reglamentarias del Ministerio de Educación Nacional 

 

6. Directivas del Gobierno Nacional 

 

7. Acuerdos CESU (Consejo Nacional de Educación Superior), como el Acuerdo 02 del 1 de julio de 2020 y Acuerdo 02 de 2017.

 

 

11. Código de Buen Gobierno y Transparencia

 

12. Reglamentos emanados del Consejo Superior y demás Acuerdos superiores (estudiantil de pregrados y posgrados, docente, estructura orgánica, bienestar, interno del trabajo, entre otros).  

 

13. Lineamientos, directrices, políticas del Consejo Superior 

 

14. Acuerdos del Consejo Académico

 

15.  Lineamientos, directrices, políticas del Consejo Académico

 

16. Resoluciones del Rector  

 

17. Lineamientos, directrices, políticas del Rector

 

 

 

 

 

22. Sentencias judiciales, con un carácter particular cuando diriman situaciones en las cuales la Universidad es parte procesal y deba cumplirlas.

 

23. Convenios y contratos suscritos por la Universidad, con carácter particular y en los cuales autónomamente se obliga a su cumplimiento (los contratos son ley para las partes).

 

Esta estructura interna podrá variarse de conformidad con los contextos legales, históricos y desarrollos internos de la Universidad. La Universidad, dado su carácter católico, está determinada por la legislación canónica y el derecho común.

 

 

La jerarquía y denominación de las normas internas es la siguiente:

 

- Acuerdos Superiores: expedidos únicamente por el Consejo Superior 

- Acuerdo Académicos: expedidos únicamente por el Consejo Académico

- Resoluciones en sus diferentes niveles, así:

 

Rectorales: provienen solamente del Rector General o Rector de Seccional, en el caso de que éstas existan.

 

Podrán existir otras disposiciones con un carácter más amplio y flexible, a saber: 

 

- Directivas o directrices: de cualquiera de las Unidades funcionales con fines de trámite, aclaración, explicación o mejora del servicio.

 

- Circulares: de cualquiera de las Unidades con fines informativos que permitan dar a conocer disposiciones, con un carácter institucional, comunicar, informar temas de interés para la Universidad, más asemejables a los comunicados Rectorales o de la Secretaría General.

 

- Memorandos: serán comunicaciones que pueden cruzarse entre distintos departamentos de la Universidad, para transmitir información de un responsable o jefe a su equipo de trabajo o sobre quienes ejerce la subordinación.  Se usarán también como llamados de atención que realiza un jefe a su subalterno, con el fin de requerirlos frente a conductas de éste, en el cumplimiento de sus responsabilidades, que deben ser corregidas, (por ejemplo, llamado de atención en los términos del Reglamento Interno del Trabajo, antes de realizar un proceso disciplinario).

 

Las disposiciones y reglamentos internos de inferior jerarquía no podrán vulnerar normas de superior jerarquía dentro de la Universidad (como el Estatuto General, Código de Buen Gobierno y Transparencia, reglamentos superiores, entre otros, la ley, la Constitución, so pena de ineficacia).

 

Las normas internas pueden generarse cuando se presenten los siguientes casos:

 

- Anomias: es la ausencia de reglamentación específica para un cierto caso. Es decir, los hechos y los contextos exigirán su reglamentación.

 

- Antinomias: se presenta cuando dos normas reglamentan un mismo caso de manera contradictoria, lo cual deberá ser solucionado normativamente o acudiendo a los criterios de interpretación, sin perjuicio de lo indicado en la ley 153 de 1887.

 

- Cuando la norma es clara pero su aplicación es confusa: se buscará aclarar normativamente o acudir a los criterios de interpretación (literal, gramatical, teleológico, sociológico, sistemático, entre otros, ateniéndose más a los fines que persigue la norma).

 

-  Por cambios en la Ley o normatividad estatal que implique la adecuación normativa interna.

-  Por decisiones judiciales o administrativas: particularmente de acciones de tutela, entre otras, que impliquen la creación o adecuación normativa interna.

-  Por obsolescencia de normas: cuando existiendo normas, se vuelven obsoletas y caducas y sea imperativa su actualización, modificación o derogatoria para el cumplimiento de los fines institucionales.

 

-  Por ineficacia de los reglamentos: Cuando existiendo éstos, sean ineficaces en su aplicación y cumplimiento.

 

Podrán presentarse otras situaciones que permitan ser consideradas en la formulación, modificación o derogatoria de las normas internas.

 

 

El control de legalidad es difuso, pues se encuentra en diferentes niveles de la Universidad y también a nivel externo, lo que quiere decir, que no está centralizado en un solo punto, sino en diferentes Unidades e instancias, a saber: 

 

- Control de legalidad interno: se presenta frente a la aplicación o inobservancia de la norma, que puede estar radicado en los mismos órganos productores de las normas, con el apoyo de la Secretaría General o el conocimiento funcional que debe tener cada Unidad, en razón de la materia. Por ejemplo, las áreas de Relaciones Laborales y Seguridad Social en esta materia; el Departamento de Contabilidad, Costos y Presupuestos, frente al cumplimiento de las normas contables o el Departamento de Admisiones y Registro Académico, frente al cumplimiento de los requisitos de ley y las decisiones de Consejos de Facultad o Comités Curriculares, en cuanto a situaciones que resuelven asuntos académicos particulares de estudiantes, que pretendan contrariar normas internas superiores o legales.

 

- Control de legalidad a nivel externo: la Universidad es sujeto de control múltiple, de muchas entidades del orden nacional o incluso local donde hace presencia en las regiones, así:

 

Ministerio de Educación Nacional: para inspección y vigilancia

La DIAN: en materia tributaria  

UGPP: frente a cumplimiento del pago de la seguridad social 

Superintendencia de Industria y Comercio: frente al cumplimiento del Habeas Data y el Estatuto del Consumidor.

ICONTEC: para certificación en norma ISO 9001-2015

Migración Colombia: para vinculación de extranjeros 

La Iglesia Católica: desde sus órganos establecidos.

La Arquidiócesis de Medellín: dado nuestro carácter católico, según Decreto Arzobispal 062 de 1993 y lo establecido en el Estatuto General frente a la aprobación canónica previa a la ratificación del Ministerio de Educación Nacional.

Secretarías de Salud: frente a condiciones de salubridad, entre otras.

Municipios: frente a espacio público, certificados de uso del suelo, pago de tributos municipales.

Área Metropolitana: frente a la protección del medio ambiente, entre otros. 

 

La Universidad será estricta en el cumplimiento de los controles internos y externos, en obediencia de la Ley y lo que sea indispensable para el logro de los objetivos institucionales.

 

PROCEDIMIENTOS PARA EL DESARROLLO NORMATIVO. La Universidad tendrá en cuenta el siguiente procedimiento para el desarrollo normativo:

 

A.   FORMULACIÓN: los reglamentos internos establecen las competencias orgánicas para la formulación de proyectos normativos, así:

 

1.    Acuerdos superiores: que aprueban reglamentos como Docente, Estudiantil, Interno del Trabajo, entre otros. Serán formulados por los consejeros o el Rector General. En todo caso, el líder de la función sustantiva deberá hacer los análisis previos de la necesidad de las normas o sus modificaciones, consultando las instancias pertinentes como directivos académicos, Consejos de Facultad y de Escuela, garantizando la participación y legitimidad. El órgano competente de aprobación es el Consejo Superior.

 

2.    Acuerdos académicos: que aprueban reglamentos como monitorías académicas, calendario académico, entre otros. Serán formulados por los consejeros o el Rector General. En todo caso, el líder de la función sustantiva deberá hacer los análisis previos de la necesidad de las normas o sus modificaciones, consultando las instancias pertinentes como directivos académicos, Consejos de Facultad y de Escuela, garantizando la participación y legitimidad. El órgano competente de aprobación es el Consejo Académico.

3.     Resoluciones Rectorales: el Rector General ejerce la potestad reglamentaria frente a asuntos específicos. Será quien formule sus resoluciones y en todo caso, siempre contará con la Unidad que genera la necesidad de reglamentación o modificación de la misma, para que dichas normas sean consecuentes con las necesidades institucionales y tengan el máximo de consenso. Los jefes de Unidades orgánicas podrán solicitar al Rector General o por intermedio de la Secretaría General, por cualquier medio o por el que se llegue a determinar posteriormente, la necesidad de reglamentación o modificación, indicando las razones de la misma y buscando la participación efectiva previa de la comunidad académica, cuando verse sobre funciones sustantivas o planeación institucional. En otros aspectos, de carácter legal o técnico la consulta podrá realizarse con profesionales internos o externos en la materia.

4.    Resoluciones de otros niveles: como las que corresponden a Consejos de Facultad o Escuela de Posgrados, Comités Curriculares, de carácter disciplinario en materia laboral, entre otras. Serán formuladas por los mismos órganos colegiados, en el análisis de situaciones particulares o en la Unidad a la que asignen competencias los reglamentos.

La Secretaría General apoyará la proyección y elaboración técnica de los Acuerdos Superiores, Acuerdos Académicos y Resoluciones Rectorales. También podrá asesorar las que se generen en otros niveles.

 

B.   APROBACIÓN: los reglamentos internos establecen las competencias para ser aprobados. Aquellos que se generen en órganos colegiados como Consejo Superior, Consejo Académico, Consejos de Facultad, Comités Curriculares, serán aprobados en la respectiva sesión, con un quorum no inferior a la mayoría simple, salvo que, en casos específicos, las mismas normas indiquen la exigencia de otro quorum diferente.

Los actos administrativos internos deberán tener la firma del Presidente y quien se desempeñe como Secretario de la respectiva sesión aprobatoria. No se podrán aprobar normas que contradigan la Ley, las demás fuentes del Derecho, el Estatuto General y la Estructura Normativa Interna en su jerarquía y conexión lógica.

Los actos administrativos y órganos colegiados deberán estar sustentados en las actas de la sesión en que fueron aprobados, como un acto normativo complejo y siempre deberán radicarse ambos en la Oficina para la Administración de Documentos.

 

C.   COMUNICACIÓN: los actos de los órganos máximos de gobierno, serán siempre comunicados por la Secretaría General, mediante email con cobertura a todos los empleados o utilizando otros medios de difusión. Podrá ser auxiliado por la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, en los medios habituales de divulgación.

Aquellos reglamentos que tengan relevancia general serán vinculados en el sitio web y en la intranet o en otros medios que aseguren su accesibilidad.

 

Los líderes de las funciones sustantivas o de subsistemas, serán los responsables de generar espacios de socialización con los públicos respectivos, cuando se trate de nuevos Reglamentos (Docente, Estudiantil, Bienestar, lineamientos de extensión y proyección social, lineamientos de investigación, lineamientos académicos, lineamientos de Cooperación Institucional e Internacionalización, lineamientos de Planeación, lineamientos administrativos y Financieros).

 

Deberán dejar las evidencias de socialización en actas, lo cual coordinarán con el Departamento de Gestión Humana para la generación de espacios y sistematización de la experiencia.

D.   ACTUALIZACIÓN DE REGLAMENTOS: los reglamentos internos serán actualizados cuando se presenten las situaciones previstas en el Artículo 5º. de esta disposición u otras que puedan presentarse.

Podrán realizarse de manera oficiosa por los órganos de gobierno o por solicitud o recomendación de los líderes de los subsistemas, funciones sustantivas, jefes de Unidades, el Rector General o aún por recomendación de la Secretaría General, cuando consideren que hay situaciones fácticas o legales sobrevinientes que generan la necesidad.

 

Quienes consideren que una norma debe ser modificada o actualizada, deberán expresarlo por cualquier medio o el que se determine posteriormente, a la Secretaría General, agotados previamente los mecanismos de consulta y participación de la comunidad académica, aportando la trazabilidad y evidencias de dicho proceso.

 

La Secretaría General hará el análisis jurídico, consistente, sistemático, reflexivo y en todo caso, será analizado por el Rector General, quien considerará el trámite a seguir ante los órganos colegiados, Consejo Superior y Consejo Académico, o mirará la conveniencia de modificación de resoluciones rectorales.

La Universidad buscará que su normatividad interna sea siempre razonable, y que consulte los intereses institucionales, en condiciones de pertinencia y oportunidad.

 

Para orientar a la comunidad académica, la Secretaría General mantendrá la información de normatividad interna (vigente, derogada y concordada), relacionada con Acuerdos Superiores, Acuerdos Académicos y Resoluciones Rectorales, la cual estará vinculada en el sitio web institucional para que tengan certeza de las normas aplicables.

 

La modificación o derogatoria de los reglamentos internos seguirá el principio del paralelismo de las formas: “en derecho, las cosas se deshacen como se hacen”.

 

E.    SEGUIMIENTO A CUMPLIMIENTO DE NORMAS: en razón de la materia normativa, los jefes de las Unidades orgánicas, los líderes de las funciones sustantivas o jefes de subsistemas velarán permanentemente por que los reglamentos internos ganen en eficacia. Es decir, que se apliquen para ser obedecidos.

 

En los términos del Código de Buen Gobierno y Transparencia se vela por generar mecanismos de control interno que garanticen el cumplimiento estricto de las normas. Corresponderá al Rector General, velar por el cumplimiento de la normatividad interna, para lo cual será coadyuvado por el Secretario General.

 

La Revisoría Fiscal también podrá hacerlo de manera oficiosa frente al cumplimiento de normas tributarias y contables y las que sean conexas.

 

La comunidad o la sociedad podrán denunciar cualquier incumplimiento normativo a la cuenta buengobierno@amigo.edu.co, o por otros canales que lleguen a implementarse dentro del sistema de atención al ciudadano, sin perjuicio de la libertad de acudir a instancias externas de control y vigilancia de la educación superior.

 

Cualquier denuncia de incumplimiento señalará una alerta en la persona o Unidad correspondiente por parte de la Rectoría General o apoyado por la Secretaría General, con carácter preventivo y la posibilidad de acudir a instancias disciplinarias.

 

F.    MEDIOS PARA GARANTIZAR CLARIDAD, INSTANCIAS Y CONOCIMIENTOS DE PROCEDIMIENTOS EN LA COMUNIDAD ACADÉMICA: la Universidad promoverá el conocimiento de las instancias y procedimientos aquí denotados, haciendo uso de:

1.    Comunicados remitidos por la Secretaría General con cobertura general.

 

2.    Campañas de sensibilización de manera consistente desde la Oficina de Comunicaciones y Relaciones Públicas, haciendo uso de los diferentes medios de divulgación institucional.

 

3.    Socialización en espacios institucionales por parte del Departamento de Gestión Humana.

 

4.    Socialización en espacios institucionales en cada Centro Regional liderado por el Director.

 

5.    Espacios de inducción y reinducción de empleados organizados por el Departamento de Gestión Humana.

 

6.    Vinculación en el sitio web institucional con un link adjunto a la normatividad interna para orientar a los usuarios frente al procedimiento.

 

Podrán desarrollarse otras estrategias al respecto.

 

G.   EVALUACIÓN DE LAS NORMAS INTERNAS: corresponde a los líderes de subsistemas o de funciones sustantivas realizar la evaluación permanente de los reglamentos, en razón de la materia, así:

1.    Vicerrectoría Académica: Reglamento Docente, Reglamento Estudiantil de Pregrados y Posgrados, Proyecto Educativo Institucional y otros lineamientos de carácter académico.

2.    Vicerrectoría de Investigaciones: lineamientos y reglamentos en materia de investigación, innovación, creación artística y cultural, entre otros.

3.    Dirección de Extensión y Servicios a la Comunidad: lineamientos y reglamentos en la materia.

4.    Jefe de Cooperación Institucional y Relaciones Internacionales: lineamientos y reglamentos en la materia.

5.    Bienestar Institucional: lineamientos y reglamentos en la materia.

6.    Dirección de Planeación: Plan de Desarrollo, Plan de Acción Institucional y demás lineamientos en materia de planeación.

7.    Vicerrectoría Administrativa y Financiera: lineamientos y reglamentos en la materia.

La Dirección de Planeación, dentro del fortalecimiento de las condiciones de autoevaluación, establecerá las estrategias, instrumentos, periodicidad y actores que deben intervenir en la evaluación de los reglamentos y vinculará los resultados obtenidos con fines de seguimiento y modificación de los mismos.

 

Se anexa Acuerdo Superior 08 del 17 de marzo de 2021.