Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 02. Lineamientos para dotación, mantenimiento, renovación y actualización de la infraestructura física y tecnológica. Resolución Rectoral N° 92 del 16 de diciembre de 2021
Publicado por Secretaria.general el 24/1/2023 (413 lecturas)
Dentro de los criterios del Código de Buen Gobierno y Transparencia, artículo 46, el decreto 1330 de 2019 que exige recursos suficientes para garantizar el cumplimiento de las metas, los lineamientos de acreditación según Acuerdo CESU 02 de 2020, artículo 17, factor 12, características 47 y 48 y artículo 18, característica 11, la Rectoría General, estableció lineamientos generales para Medellín y sus Centros Regionales, frente a:
1. Infraestructura física. La Universidad cuenta con un Departamento de Desarrollo de Infraestructura Física, adscrito a la Dirección de Planeación, y que hace parte del proceso de Gestión de Infraestructura Física y Tecnológica del Sistema de Gestión por Proceso certificado por el ICONTEC bajo la norma ISO 9001:2015., con responsabilidades descritas en la Estructura orgánica que incluyen el desarrollo de espacios físicos acordes a las necesidades de la Universidad para el desarrollo de sus funciones sustantivas. Esta Unidad será la responsable de mantener el inventario de espacios físicos en cada uno de los lugares de desarrollo que tenga la Universidad, presentar la proyección de necesidades de los mismos para el desarrollo de las funciones sustantivas y proponer las alternativas de desarrollo de la infraestructura física. La Universidad proyectará planes maestros de desarrollo físico en cada uno de sus lugares de desarrollo, con el fin de planear la proyección y crecimiento, para esta gestión se cuenta con las directrices establecidas en el PC-AP-062 Procedimiento de Infraestructura Física.
Frente al mantenimiento de la infraestructura física, se proyectará anualmente en el presupuesto las partidas correspondientes para garantizar su buen estado de conservación, salubridad, seguridad y salud en el trabajo, inclusión y todo lo que sea pertinente para que estén disponibles para el desarrollo de la docencia y demás funciones sustantivas.
2. Infraestructura tecnológica. La Universidad cuenta con un Departamento de Infraestructura y Desarrollo Tecnológico para la Educación, adscrito a la Dirección de Planeación, el cual tiene sus responsabilidades asignadas en la Estructura Orgánica. Dicho departamento hace parte del proceso de Gestión de Infraestructura Física y Tecnológica del Sistema de Gestión por Proceso certificado por el ICONTEC bajo la norma ISO 9001:2015.
Desde esta Unidad se velará por:
• El mantenimiento permanente de los equipos tecnológicos de la universidad.
• Identificación del estado de los equipos tecnológicos, con el fin de determinar su reposición, cambio o continuidad, a partir de los resultados de mantenimientos preventivos, predictivos y correctivos a los que haya lugar.
• Actualización permanente de los equipos tecnológicos, con nuevas tecnologías que sean más pertinentes para el desarrollo del objeto educativo.
• Sugerencia para la baja de inventarios de equipos tecnológicos.
La rotación de equipos tecnológicos se hará, previo análisis y diagnóstico de los equipos con los cuales cuente la Universidad y las nuevas ofertas que garanticen actualización y mejores desarrollos para satisfacer las necesidades institucionales.
La Universidad dispondrá de una partida presupuestal anual para mantenimiento, actualización y reposición de los equipos tecnológicos en sus diferentes lugares de desarrollo.
Cuando los equipos continúen prestando servicio, la Universidad hará la reposición y cambio de los mismos por obsolescencia, daño, perdida, hurto, entre otros de modo que se garantice la prestación del servicio sin interrupción.
Cuando sea por obsolescencia, se hará en los periodos contables establecidos para depreciación.
Los parámetros para la administración de este recurso se definen en el PC-AP-061 Procedimiento Gestión de Infraestructura Informática.
3. Plataformas y sistemas de información. La Universidad cuenta con un Departamento de Sistema Universitario de Información, adscrito a la Dirección de Planeación, el cual tiene sus responsabilidades asignadas en la Estructura Orgánica. Dicho departamento hace parte del proceso de Gestión de Infraestructura Física y Tecnológica del Sistema de Gestión por Proceso certificado por el ICONTEC bajo la norma ISO 9001:2015. Para su gestión se establece:
• La Universidad adquirirá o desarrollará sus propias plataformas y sistemas de información acordes con las necesidades de la Institución.
• Cuando se adquieran a terceros, se hará siguiendo los mecanismos de contratación establecidos en la Universidad, buscando la mayor eficacia de los mismos y que cuenten con todas las condiciones de legalidad, transparencia, efectividad y seguridad informática.
• La Universidad contará siempre con la infraestructura tecnológica que facilite la adquisición, supervisión, circulación y efectividad de los sistemas digitales y plataformas.
• En el presupuesto se incluirá lo indispensable para la adquisición, mantenimiento y actualización de los sistemas de información y plataformas.
4. Equipos de laboratorio. Los programas académicos que requieran apoyos de laboratorio para el desarrollo de sus actividades, se podrán hacer de la siguiente manera:
a. Mediante convenios con otras instituciones: éstos serán por escrito y reunirán las condiciones esenciales de todo contrato. La Universidad establecerá en el programa académico respectivo la disponibilidad presupuestal anual para el acceso a laboratorios en convenio.
b. Adquisición de equipos de laboratorio: la Universidad adquirirá equipos de laboratorio particulares a las ofertas académicas. Éstos contarán con procesos de contratación transparentes y eficaces y dentro del desarrollo del programa se establecerán las partidas presupuestales y los períodos en que deban hacerse las adquisiciones y las obras de infraestructura física, con los cumplimientos de las normas legales, para tal propósito.
Los equipos de laboratorio estarán bajo la custodia del respectivo programa académico. La Universidad garantizará su dotación, mantenimiento y reposición permanente para garantizar el desarrollo de las funciones de docencia y demás que se articulen con el uso de los laboratorios.
La Dirección de Planeación tendrá los inventarios correspondientes a los laboratorios, con su estado y la proyección de la reposición, cuando sea indispensable por obsolescencia, para lo cual estará informada permanentemente por la dirección de los programas académicos.
5. Medios para el apoyo de la enseñanza. La Universidad contará con medios para la enseñanza suficientes y actualizados, lo cual implicará condiciones de conectividad, interactividad y otras que sean indispensables.
El Departamento de Infraestructura y Desarrollo Tecnológico para la Educación, en la Dirección de Planeación, tendrá el inventario permanente de equipos de apoyo para la enseñanza, su estado, proyección de adquisiciones, solicitud de bajas de inventario, buscando la suficiencia de recursos, disponibilidad, accesibilidad y actualización.
6. Bases de datos en línea y recursos bibliográficos. La Universidad contará con bases de datos en línea y recursos bibliográficos actualizados para facilitar la consulta en los diferentes programas académicos. Anualmente se tendrá una partida presupuestal para adquisición y renovación de bases de datos, adquisición bibliográfica y de otras fuentes de consulta en Medellín y los centros regionales. El Jefe del Departamento de Biblioteca, establecerá los procedimientos de adquisiciones con cada una de las facultades y centros regionales, buscando tener recursos bibliográficos accesibles. De igual manera, se contará con los intercambios interbibliotecarios para el acceso a fuentes de consulta de otras bibliotecas de instituciones de educación superior u otras entidades.
7. Bienes muebles. La Universidad tendrá bienes muebles inventariados. Frente a los mismos, se realizará mantenimiento permanente y se dispondrá su renovación por obsolescencia, uso, daño u otra condición que mejore siempre el confort educativo. El Departamento de Seguridad y Servicios Generales, establecerá programas anuales para el mantenimiento de los mismos. Cuando se trate de reposición o nuevas adquisiciones se atenderán recomendaciones del programa de Seguridad y Salud en el trabajo, Dirección de Planeación y otras a quienes corresponda en razón de garantizar la eficacia y comodidad en la prestación del servicio educativo.
- Contratación. Los contratos para dotación, mantenimiento, renovación y actualización equipos tecnológicos y de infraestructura física se harán en los términos establecidos internamente en el manual de contratación de bienes y servicios, con transparencia, efectividad y uso adecuado de los recursos financieros.
- Planeación presupuestal. Lo relacionado en esta disposición estará sujeto a la planeación presupuestal anual, según lo reglamentado al respecto y con planes de inversiones específicos en cada uno de los ítems, tanto para Medellín como para demás lugares de desarrollo de la Universidad.
- Disposición de inventarios. Lo relativo a adquisiciones, rotaciones y dadas de baja, se someterá a la reglamentación interna sobre inventarios.
- Responsabilidad en los lugares de desarrollo. En los Lugares de Desarrollo, los Directores velarán por el buen mantenimiento de su infraestructura física y mobiliaria, el buen funcionamiento de la infraestructura tecnológica y lo que se requiera para el desarrollo de sus actividades.
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