-" Las transferencias de los documentos denominados específicos se harán inmediatamente se produzca la información, lo anterior con el fin de mantener actualizado el sistema  Docuware.

 

- Las instrucciones dadas en el Manual de Procedimientos para manejo, control y conservación de la documentación, debe ser conocidas y aplicadas sin excepción alguna."

 

Quiere decir lo anterior que ninguna persona ni Unidad, está autorizada para retener indebidamente información que se genere, lo cual debe hacerse INMEDIATAMENTE DESPUÉS DE SU PRODUCCIÓN.

El manual de archivo es una norma Superior, vinculante para todos los actores institucionales, y desconocerla es una conducta antirreglamentaria. El Consejo Superior no considero ninguna excepciona, por lo que solicito que no se generen archivos particulares  que no reposen previamente en la Oficina para la Administración de Documentos. 

 

Quienes tengan convenios, contratos, resoluciones, comunicados, en sus archivos irregulares e irreglamentarios, particulares, deberán enviarlos inmediatamente para custodia institucional y evitar, en lo sucesivo, continuar con esta practica de retención indebida y abusiva, por fuera de los lineamientos Institucionales