Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 158. Tratamiento de datos de las hojas de vida
Publicado por Secretaria.general el 22/3/2023 (61 lecturas)
La Universidad Católica Luis Amigó, ha suscrito obligaciones de confidencialidad y privacidad con todos y cada uno de sus empleados, en procura de evitar que los datos almacenados en sus bases de datos puedan ser utilizados por terceros no autorizados. Los datos almacenados en las bases de datos de la institución sólo podrán ser utilizados por el personal que se encuentre vinculado mediante contrato laboral. La Universidad mantendrá sus Bases de Datos en archivos físicos bajo llave, y en los archivos electrónicos de la institución al cual sólo deben tener acceso los empleados de la universidad, con las restricciones que sean indispensables, utilizando usuario y clave que son de carácter personal e intransferible.
Para los datos incluidos en las hojas de vida, tanto de empleados como de prospectos, se deberán tener las debidas garantías de confidencialidad que amerita el caso y serán de acceso limitado. Solo pueden ingresar a este tipo de datos los empleados directivos o jefes, que demostrando un interés legítimo y cierto para el titular, necesite tratar los datos, dejando evidencia del hecho con un correo dirigido al guardián de la Unidad que recolecta y almacena dicha información, en la cual se especificará la finalidad, y la duración de la tenencia de dicha información.
Se clasifican los datos de las hojas de vida, según el nivel de seguridad en bajo, medio y alto.
Datos de nivel bajo:
- Nombres, apellidos, estado civil, número de identificación, experiencia, formación académica, edad, datos de referencia, dirección electrónica, fecha de nacimiento, publicaciones y artículos realizados, aspectos familiares.
No obstante, el titular de la información, podrá solicitar expresamente que alguna de ella tenga mayor privacidad o reserva, cómo puede suceder con su estado civil, por ejemplo, si vive en unión permanente o su pareja es del mismo sexo.
Datos de nivel medio:
- Dirección de residencia, Barrio, datos de contacto, responsabilidades y funciones desempeñadas, salario.
Datos de nivel alto:
- Aspectos médicos y psicológicos, tipo de sangre, vinculación a sindicatos u orientación religiosa, política o sexual.
Teniendo en cuenta que este último apartado es de nivel alto, deberán adoptarse medidas especiales de seguridad utilizando cifrado o encriptación de archivos. Si se va a enviar por correo, también deberá tener las mismas seguridades anteriormente mencionadas para evitar su pérdida, difusión o el acceso no autorizado.
Tener en cuenta esta información en los archivos de hojas de vida específicos que tengan que ver también con historias clínicas, en los consultorios de psicología, consultorio médico y en los consultorios jurídicos, en la información de requirentes del servicio y contrapartes, en lo que sea indispensable.
Particular importancia debe tener lo relacionado con los archivos de niños, jóvenes y adolescentes.
|
|