Mediante comunicado 62293 del 28 de enero de 2021, el Rector General, determinó lineamientos institucionales frente a la citación de reuniones dentro de la Universidad Católica Luis Amigó y el desarrollo de las mismas.

 

Se destaca lo siguiente:

 

- Cumplimiento de las reuniones de los órganos colegiados, consejos y comités, dentro de las Facultades, determinadas en los reglamentos y la Estructura Orgánica y con  la obligación de generar actas, de manera inmediata, las cuales deben ser radicadas. 

 

-  Las reuniones deben de gozar de efectividad, agilidad, eficiencia y no desgastarse en temas que pueden abordarse por otro medio. Por ejemplo, cuando se trate de reuniones informativas, existen otros medios o canales para dar la información, como correos electrónicos, circulares informativas u otros, con el fin de no desgastar a los trabajadores en momentos largos, que pueden suplirse por otros canales.

 

- Al convocar a una reunión debe preguntarse si ésta es imprescindible o existen otras formas alternativas para desarrollar la misma, cuales son los resultados esperados a partir de los objetivos propuestos, si los convocados tienen conocimiento exacto de los temas por tratar y las decisiones que se deben tomar; si las reuniones son para generar ideas con carácter participativo o es para escuchar discursos largos de quienes los convocan; qué conclusiones se esperan obtener después de la reunión y cuál es el seguimiento que debe hacerse de manera posterior a la misma.

 

- Deberá tenerse en cuenta en las reuniones: 

 

• Que sea imprescindible, es decir con un carácter necesario, debidamente planeadas y convocadas con antelación suficiente, respetando las actividades que las personas tienen ya organizadas en el cumplimiento de sus labores.

• Con una estructuración previa de la reunión, debidamente conocida por los participantes.

• Convocar solo a los que sean indispensables y que den una participación válida, que fomente el carácter participativo de los asistentes, evitando grandes grupos.

• Que sean ágiles, eficientes y eficaces para el desarrollo institucional.

 

• Que anunciemos con una semana de anticipación la reunión proyectada, hay momentos de excepción, pero no podemos hacer excepción todos los momentos (ya por calendarios están los días y las horas de las reuniones institucionales).   

• Que se realicen solo dentro de la jornada laboral institucional, respetando los horarios de los empleados, en caso de que éstos no coincidan, pues la Universidad no pagará horas extras con este propósito.

• Con una frecuencia que no sea permanente, para que no entorpezca el desarrollo de las actividades que deben realizar los empleados de manera habitual.

• De corta duración que no excedan de 60 minutos, en cuanto sea posible. Se dice en el lenguaje popular “lo bueno y breve, dos veces bueno”.

• Que de toda reunión se generen conclusiones y se haga seguimiento a los resultados de la reunión.

 

• De toda reunión, el convocante deberá dejar el acta correspondiente y si es virtual, realizar la grabación, y remitirlas a Rectoría, dentro de la semana siguiente, debidamente relacionadas, para radicación. 

 

Anexo el texto del comunicado.