Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 02. Radicación de correspondencia, actas, convenios, contratos y actos administrativos año 2021
Publicado por Secretaria.general el 16/2/2023 (402 lecturas)
Desde el pasado 16 de marzo de 2020, la Universidad interrumpió labores presenciales, lo que no implicó la interrupción de las actividades con las formalidades y requerimientos que ello implica.
Para el cierre del año 2020, mediante comunicado 142 del 3 de diciembre, la Secretaría General, solicitó la radicación impresa, con firmas
- Actas de comités y consejos
- Resoluciones Rectorales
- Acuerdos Consejo Superior
- Acuerdos Consejo Académico
- Resoluciones disciplinarias
- Resoluciones comités curriculares, Consejos de facultad y de Escuela de Posgrados.
- Contratos y convenios de cualquier naturaleza, con firmas
- Correspondencia externa remitida, con firmas
Se advirtió que sólo la correspondencia interna no tendrá que imprimirse y será archivada, tal como fue remitido durante todo este tiempo.
Al cerrar el año 2020, muchas Unidades dejaron pendientes radicaciones, por no contar con las personas para la firma u otras razones, lo cual deberá realizarse este año.
Para ello, hasta el día 15 de febrero, daremos el plazo para cerrar todos los pendientes de actas y demás documentos, no solo del año 2020, sino también periodos anteriores para quedar al día con esta documentación, debidamente radicada.
La Oficina para la Administración de Documentos, seguirá haciendo el control, sobre la calidad de la documentación, la escritura, la autenticidad de las firmas, entre otros aspectos, pudiendo devolver aquellos que deban subsanarse por defectos de forma o contenido.
En el año 2021, se exigirá para la radicación, que todos los documentos sean impresos y con firma original, por la Unidad generadora. Solo la correspondencia interna, podrá continuar como se ha hecho hasta ahora.
Por lo tanto, las diferentes Unidades deberán coordinar, con el Departamento de Gestión Humana, la frecuencia en la que las secretarias y sus jefes deban acudir a su puesto de trabajo para la impresión, firma original, radicación y remisión a entidades o personas externas, cuando esto deba hacerse.
Frente a los convenios y contratos se surtirá el siguiente procedimiento:
- Se remiten al correo secretaria.general@
-Recibirán el concepto de la Secretaría General para ajustarlos o para recomendación de firma del Rector.
-Después de ajustados o que no tengan observaciones, serán remitidos a la secretaria de Rectoría para impresión y remisión para firma del Rector y Representante Legal.
-Después de firmados, la secretaria de rectoría, si aún no cuentan con la firma del otro suscribiente, los dejará a disposición en la Oficina para la Administración de documentos para que la Unidad remitente los recoja o haga el trámite para allegarlos a los otros suscribientes.
-Recibido el convenio y perfeccionado con las firmas, la secretaria de Rectoría deberá informar a la Secretaría General para registrar la trazabilidad del convenio y ordenar la radicación en la Oficina para la Administración de Documentos.
-La parte interesada, deberá reclamar la copia cuando sea indispensable para tramitar la entrega de la misma al otro u otros suscribientes contractuales.
En lo sucesivo, ninguna Unidad podrá hacer uso de la firma del Rector, en forma escaneada o digitalizada, lo cual está únicamente reservado a la Secretaria de Rectoría o quien el mismo Rector autorice para cada caso en específico, por necesidades de urgencia institucional. Por lo tanto, no podrán usarse facsímil, firmas digitalizadas, entre otros.
No se deben enviar convenios o contratos con firmas digitalizadas del otro suscribiente, pues ambas firmas deben ser originales, salvo que hagan uso técnico de la firma digital, debidamente validada (lo que es diferente a la firma digitalizada o escaneada).
Se informa a quienes tienen convenios pendientes del año 2020, éstos se encuentran en Rectoría esperando que la secretaria avance en el trámite de la firma del señor Rector y Representante Legal.
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