Con el fin de medir la satisfacción de los usuarios frente a los procesos de radicación y acceso a la información en la Oficina para la Administración de Documentos.

 

A inicios de este año 2022, se realizó una encuesta para medir la percepción de los usuarios frente al servicio de la  Oficina para la Administración de Documentos, la misma se realizará anualmente con comparación de resultados frente a los planes de mejoramiento que deben implementarse en relación con las falencias o debilidades encontradas.

 

En este año, se aplicó una primera encuesta de la cual se destaca: 

 

1. Fue allegada a docentes, administrativos y estudiantes.

 

2. Respondieron 137 diferenciados así: 108 entre docentes y empleados y 29 estudiantes.

 

3. Se consultó frente a los siguientes temas: calidad del servicio, tiempos de respuesta, practicidad y claridad de los procedimientos, orientación recibida, atención del personal, atención del personal, satisfacción del servicio y sistema docuware. 

 

 

- En calidad del servicio entre excelente y bueno 50%.

 

- En tiempos de respuesta 54%.

 

- Debe de mejorarse en practicidad y claridad de los procedimientos 62%.

 

- En orientación al usuario 57%.

 

- En atención del personal 54%.

 

- En satisfacción del servicio 55%.

 

4. Como recomendaciones  se debe dar capacitación en los procesos, claridad en la orientación y tiempos de respuesta.

 

La Oficina para la Administración de Documentos deberá generar capacitación en procesos de gestión documental, capacitación y auditorías en los centros regionales, minimizar reprocesos, buena calidad humana en la atención a los usuarios, modificación del manual de archivo, generar lineamientos objetivos para la correspondencia que no obedezcan a las revisiones subjetivas del personal de la dependencia, articulación de procesos en distintas unidades, entre otros.  

 

La Oficina de la Administración de Documentos deberá ser propositiva para buscar soluciones a los asuntos que se presentan a su consideración y no eternizar problemas y conservar los principios de eficiencia y prevalencia de conservación de la verdad histórica.