Hay programas académicos y facultades que realizan eventos en el marco de cualquier celebración y realizan la apropiación de espacios institucionales con desconocimiento de la norma.

 

 

- La autorización de espacios físicos para cualquier evento, debe ser autorizado previamente por la Dirección de Planeación, Analista de Infraestructura y Espacios Físicos.

 

- Los espacios deben ser delimitados e indicar con claridad con cuáles actividades se pretenden utilizar.

 

- La asignación de espacios debe respetar siempre las zonas de circulación establecidas institucionalmente y no colocar allí mobiliario que interrumpa el paso para acceder a otros espacios. Por ejemplo, respetar siempre el acceso central de las cafeterías del bloque 1 para acceder a la nueva infraestructura física. 

 

- Cuando se trate de stands para la comercialización de comidas u otros bienes y servicios, el artículo 6 de la norma referida establece:

 

"Arrendamientos compartidos. Cuando se trate de arrendamiento o préstamo de espacios con dedicación temporal, como salones, canchas, auditorios, espacios deportivos, la colocación de stand promocionales, se realizarán contratos formalmente suscritos u otras formalidades, con las indicaciones allegadas por la Secretaría General. En este caso, la responsabilidad para el manejo y adjudicación de estos espacios recaerá en el jefe del Departamento de Desarrollo de Infraestructura Física, de la Dirección de Planeación o quien haga sus veces".

 

Quiere decir lo anterior que, ninguna unidad está autorizada para traer ventas de comidas u otros servicios, sin el cumplimiento de los lineamientos institucionales y  si no está mediado previamente por un contrato que establezca valor del canon por los días, objeto, precios, póliza de responsabilidad, obligaciones de quien desea promocionar sus productos, horarios, condiciones de manipulación de alimentos, condiciones de bioseguridad, manejo de residuos, uso de servicios públicos, como energía, agua, disposición de basuras, refrigeración de alimentos, canon que deben pagar, entre otros.

 

Las ventas de comidas no autorizadas, como en el caso descrito, afectan a los concesionarios de planta de la universidad, quienes sí pagan canon de arrendamiento y facturación de servicios. 

 

Se eximen muestras empresariales o de emprendimiento de los programas académicos, sin perjuicio de los lineamientos de manipulación de alimentos, refrigeración, disposición de residuos, entre otros que deben ser tenidos en cuenta por los organizadores.

 

Cualquier vacío y lo referente a la adjudicación temporal o permanente de espacios  para venta de bienes y servicios lo realiza el Comité de Selección de Concesionarios, conformado por: Bienestar Institucional, Dirección de Planeación, Secretaría General y con el apoyo de la Dirección Administrativa y Financiera, para fijación de cánones y recaudo de los mismos.

 

Sobra advertir, finalmente, que los eventos en la plazoleta y cafetería central, por sentido común, deben de realizarse de tal manera que permitan la armonía académica, frente al uso racional y mesurado de equipos de sonido y otras actividades que pueden entorpecer el desarrollo de las clases, el trabajo en las oficinas y la tranquilidad de los vecinos, por contaminación auditiva. 

 

Se hace este comunicado con el fin de orientar a los programas académicos en los límites y alcances que tienen frente a la no permisión de espacios para venta de alimentos u otros insumos.

 

Cuando se trate de degustaciones gratuitas, se debe también hacer el trámite  con la Dirección de Planeación y allegar la propuesta del promotor a la Secretaría General para revisión y formalización jurídica.