Universidad Católica Luis Amigó

Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos

Comunicado 73. Lo que se debe y no se debe radicar en el archivo institucional de la Universidad Católica Luis Amigó

Publicado por Secretaria.general el 31/1/2023 (423 lecturas)

 Para cualquier organización, la conservación de la memoria histórica es de suma importancia, con el fin de garantizar la fluidez de sus procesos, la toma decisiones, la transparencia, la verdad histórica, la trazabilidad, la disponibilidad y la accesibilidad de los documentos.

 
Con el fin de orientar en lo que se debe o no radicar, conforme con nuestro manual de archivo, indicamos lo siguiente:
 
1. Archivo histórico institucional
 
- Correspondencia impresa recibida, en razón del cargo o con carácter institucional documentos con sus anexos completos.
 
- Correos electrónicos y documentos digitales, allegados con sus correspondientes anexos, en razón del cargo o con carácter institucional.     
 
- Respuestas a solicitudes allegadas por cualquier medio, digital o impreso
 
- Solicitudes de empleados en tal condición y de cualquier asunto.
 
2. Documentos con carácter jurídico: 
 
- Demandas con sus correspondientes respuestas en las diferentes etapas procesales.
 
- Derechos de petición y sus respuestas.
 
- Acciones de tutela y sus respuestas.
 
- Requerimientos gubernamentales y sus respuestas.
 
- Actas de consejos, comités, áreas o reuniones con sus anexos.
 
- Documentos del Ministerio de Educación Nacional para registros calificados, renovaciones, acreditación de alta calidad, completitudes.
 
- Situaciones particulares de empleados con embargos salariales, resoluciones de pensión, cuotas de alimentos, incapacidades, entre otros.
 
- Asuntos judiciales o administrativos en términos generales.
 
- Procesos disciplinarios.
 
-Llamados de atención a la hoja de vida.
 
- Actas de conciliación o solución de conflictos entre empleados.
 
- Normas internas en los diferentes niveles: acuerdos, resoluciones rectorales, resoluciones consejos de facultad y comités curriculares, lineamientos internos originados en las diferentes unidades con potestad subordinante.
 
Evidencias de convocatorias externas e internas (Investigaciones u otras)  para proyectos con sus términos de referencia y constancias de las etapas surtidas y los resultados. 
 
- Quejas de acoso laboral.
 
- Solicitud de pago de cesantías y respuesta frente a la misma.
 
- Respuesta a verificación de títulos.
 
- Denuncias penales o administrativas y sus respuestas.
 
- Carta de renuncia y su aceptación.
 
- Carta de despido de empleados o terminación de mutuo acuerdo.
 
- Contratos y convenios, otrosí, actas de liquidación, debidamente firmadas por todas las partes y con sus correspondientes anexos.
 
- Licencias de construcción, entre otros.
 
Lo anterior es con carácter enunciativo y no taxativo. Es decir, pueden presentarse otros eventos que serán asesorados en su oportunidad por la Oficina para la Administración de Documentos.
 
3. Que no se debe radicar  
 
Comunicados internos de carácter personal o requisiciones internas de insumos o servicios.
 
- Comunicados con expresión de sentimientos personales sin incidencia laboral.
 
-  Formatos de permisos, pues estos se allegan a Relaciones Laborales y se ingresan a la hoja de vida.
 
- Comunicados cruzados de conflictos entre empleados, con interés particular.
 
- Las incapacidades se entregan en Relaciones laborales y se anexan a la hoja de vida del empleado.
 
 
Lo anterior es con carácter enunciativo y no taxativo. Es decir, pueden presentarse otros eventos que serán asesorados en su oportunidad por la Oficina para la Administración de Documentos. 
 
4. Cuando se debe radicar:
 
La correspondencia debe radicarse  oportunamente en el tiempo real de su recepción y en el tiempo real de la emisión de respuesta, con el fin de verificar cumplimiento de términos, dentro de los tiempos y de manera oportuna. 
 
Cuando ha pasado un consecutivo de respuesta y no se radicó dentro de la fecha que correspondía, no podrá solicitarse  con carácter retroactivo que se radique en una fecha anterior. La disciplina debe ser radicar oportunamente y no realizar contestaciones oficiales a entidades desde cuentas personales o institucionales que no dejen registro ni trazabilidad histórica sobre el asunto.  
 
5. Formalidades:
 
La radicación de documentos parte de los principios de: 
 
- Integralidad: se deben radicar documentos completos y no fraccionados. Es decir, es el documento íntegro que incluya los anexos y el número de páginas que corresponde; por ejemplo, enviar el email y sus anexos completos desde la cuenta del remitente, para un solo radicado.
 
- Veracidad: los documentos deben ser veraces en sus contenidos, pues revelan la historia de lo acontecido institucionalmente. No deben ser falsos ni simulados.
 
- Autenticidad: los documentos deben ser auténticos en su producción por la fuente generadora. Es decir, por quien tiene la competencia para emitirlo y respetando la nomenclatura orgánica.
 
- Originalidad: en términos generales deben ser originales. Así sean copias deben ser del original y que no quede ambigüedad frente a posibles falsedades en su producción y firma.  La universidad podrá adoptar firmas digitales para correspondencia interna. Cuando se trate de convenios de otra naturaleza, como convenios internacionales o con emisores o receptores de otras latitudes, podrá admitirse la firma digital, pero la firma institucional será siempre autógrafa. No se permiten documentos en foto.  
 
- Legibilidad: deberá ser completamente legible en todas sus partes: sin tachones, enmendaduras, notas marginales, espacios en blanco, manchas, sin resaltados, que no estén mutilados, entre otros.
 
- Calidad: el documento deberá tener tal calidad que permita su digitalización y custodia en físico, con total legibilidad y confianza frente a su contenido. 
 
- Pertinencia: se radican los documentos que tengan un valor o pertinencia para la universidad como organización o los que asociados a las personas naturales o públicos de interés sean relevantes para el desarrollo de los procesos institucionales.
 
- Reserva y confidencialidad:  los archivos institucionales tienen restricciones y reservas en razón de la calidad del usuario. No son de libre accesibilidad, pues alguna información cuenta con reserva y aún con protección de habeas data de los titulares de la información. 
 
6. Extensión.
 
Las indicaciones dadas operan también para todos los archivos institucionales:  centros regionales, registro académico, relaciones laborales, bienestar, contabilidad, consultorios jurídico, médico, psicológico, entre otros.  
 
 
La Oficina para la Administración de Documentos, estará siempre disponible para el acompañamiento debido.