Secretaría General, Gobierno Institucional y Reglamentos
Comunicado 61. Reserva de la información privada y sensible con practicantes y personal externo
Publicado por Secretaria.general el 26/1/2023 (371 lecturas)
La ley 1581 de 2012 y el decreto 1377 de 2013, establecen lineamientos de protección de la información de las personas, las cuales deben ser cuidadas celosamente por todos y cada una de los empleados de la universidad, sean directivos, operativos, asistencial o aún docentes.
La normas citadas establecen:
- Sensible: todo lo que afecte la intimidad de la persona como: orientación sexual, salud, creencia religiosa, historia clínicas (médica y psicológica), pertenencia a sindicatos y todos los temas de biometría (huellas, identificación ocular, fotografía).
- Semiprivada: aquella que por su vinculación laboral, contractual o de comercio necesita ser entregada: teléfono, correo personal, eps, edad, cuentas bancarias, movimientos bancarios, entre otros.
- Privada: aquellos datos que reposan únicamente en cabeza del titular y son entregados de acuerdo a los requerimientos como (acciones, salario, dirección residencia, barrio).
- Pública: aquellos que por su necesidad deben circular libremente: profesión, oficio, cédula de ciudadanía, registro civil, nombre.
- Categoría especial: información de niños, niñas, adolescentes, que requieren una seguridad especial.
La Resolución N° 51 del 28 de octubre de 2019, reglamenta las prácticas en la Universidad Católica Luis Amigó y en su artículo 1 establece que:
"Definición de las Prácticas. En la Universidad Católica Luis Amigó las prácticas se conciben como el proceso que permite potenciar la formación integral de los estudiantes a partir de la puesta en práctica de los aprendizajes y competencias obtenidas en el desarrollo de las áreas de conocimiento de los programas académicos, así como formar otras competencias en el ser, saber, hacer, convivir y trascender, al generar experiencia laboral desde sus aportes a la solución de problemas y necesidades del sector externo".
Los practicantes asignados a las diferentes unidades, tienen por finalidad potenciar integralmente sus destrezas y competencias en determinados escenarios. Esto implica que:
1. Un practicante no se asigna para reemplazar las funciones de su jefe. Quiere decir, que la función de éste es apoyar procesos orientados a su formación pero no suplantar ni reemplazar análisis técnicos o responsabilidades propias del jefe de la unidad a la cual se ha asignado. El jefe es un acompañante. El practicante es un acompañado, pero el jefe no delega funciones de su rol a su practicante.
2. Los practicantes no están autorizados para acceder a información sensible, semi privada, privada o de categoría especial. Ningún jefe puede dar órdenes a su subalternos para que se entregue información a practicantes con la connotación que tienen restricciones ya enunciadas, como estado de salud, salarios de personas de la organización, diagnósticos psicológicos, médicos o clínicos, contraseñas (semiprivada, sensible, privada, categoría especial).
En cada unidad hay guardianes de datos que son los encargados de hacer circular la información, guardando la trazabilidad o restringirla cuando violen las normas de protección.
Quien no sea guardián de datos dentro de la unidad, no está autorizado para entregar información a practicantes o terceras personas, así el jefe haya dado la indicación como un acto de autoridad que desconoce las normas. En este caso, debe informar al guardián de datos de la unidad o consultar con el Oficial de Protección de Datos, pero en ningún caso puede entregarla.
Ningún jefe, con base en lo anterior, puede dar órdenes que estén en contra de las normas internas o de la ley. Así lo dice el Código de Buen Gobierno y Transparencia en su artículo 60:
"ARTÍCULO SEXAGÉSIMO. Desobediencia debida y garantías procesales. Ningún órgano colegiado, alguno de sus miembros, órgano de gobierno, empleado de dirección, confianza o manejo que tenga línea de autoridad funcional o jerárquica sobre otros podrá inducir, sugerir u ordenar la realización de conductas o la omisión de las mismas, contrariando la ley, el orden público, las buenas costumbres, el Estatuto General, el Código de Buen Gobierno y Transparencia, los reglamentos, las políticas, y los lineamientos internos. Ninguno de los empleados estará obligado a realizar u omitir acciones que contraríen o vulneren lo acá indicado, teniendo el deber de denunciar a quien corresponda cuando esto acontezca. Quien dé órdenes en este sentido incurrirá en falta disciplinaria".
Para proteger la información de los titulares solicitamos a todas las unidades, jefes, personas de apoyo y secretarias no poner a circular información, restringirla siempre a los practicantes y terceros y en cada caso consultar el procedimiento con los guardianes y el Oficial de Protección de Datos. Ninguna orden de jefe puede llevar a que incumplan la ley.
Los practicantes en áreas de la salud o consultorio jurídicos, son excepcionados por que tienen cláusulas de confidencialidad y restricciones de acceso por su función dentro de los consultorios jurídico y psicológico.
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